A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) 6. § (1) bekezdésében, valamint az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 143/2004. Korm. rendelet (IV. 29.) 5. § (2) bekezdésébe foglaltaknak megfelelően a Külügyminisztérium közbeszerzési és beszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a Külügyminisztérium nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a Közbeszerzések Tanácsához a Kbt. 18. § (1) bekezdése alapján önálló ajánlatkérőként bejelentett bécsi Nagykövetség (továbbiakban: Külképviselet) közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét az alábbiak szerint szabályozom.
Jelen szabályzat személyi hatálya kiterjed a Külképviselet valamennyi dolgozójára, a Közbeszerzési Osztályra, valamint mindazon személyre és szervezeti egységre, aki, illetve amely a Külképviselet által kezdeményezett közbeszerzési eljárásban részt vesz.
Jelen szabályzat alkalmazásában
3.1. Jelen szabályzat hatálya alá tartozó eljárások során a résztvevők kötelesek biztosítani a verseny tisztaságát és nyilvánosságát, valamint az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot az ajánlattevők számára.
3.2. Az Európai Unióban letelepedett ajánlattevők és a közösségi áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani a közbeszerzési eljárásban. Az Európai Unión kívül letelepedett ajánlattevők és a nem közösségi áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban a Magyar Köztársaságnak és az Európai Közösségnek a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani.
3.3. Aki az eljárás tekintetében bármilyen, az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, köteles erről az igazgatási szakállamtitkárt (továbbiakban: szakállamtitkár) írásban tájékoztatni.
3.4. A jelen utasításban foglaltak be nem tartása fegyelmi, kártérítési, adott esetben büntetőjogi felelősségre vonást eredményezhet.
3.5. A beszerzéseket a belső ellenőrzés, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal, az Állami Számvevőszék ellenőrizheti. A Kbt. 308. § (2) bekezdésében foglaltakra figyelemmel a közbeszerzési eljárások ellenőrzése a Belső Ellenőrzési Osztály feladata.
4.1. A Külképviselet köteles az adott tárgyév március 15. napjáig, – az 1. sz. mellékletben meghatározott formában – tájékoztatni a Közbeszerzési Osztályt (továbbiakban: KO) a költségvetési évben tervezett beszerzéseiről, kiemelt figyelmet fordítva az éves költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó beszerzésekre, valamint a Kbt. 40. §-ában foglalt egybeszámítási szabályra. Az éves beszerzési tervet a Külképviselet lehetőleg úgy küldi meg a KO részére, hogy abban elkülönítve jelzi azokat a beszerzéseket, amelyeket az Nbr. szerint kíván megvalósítani.
4.2. A KO a Külképviselet adatszolgáltatása alapján véglegesíti a Külképviselet éves közbeszerzési tervét, melyet jóváhagyásra megküld az igazgatásért felelős szakállamtitkár (továbbiakban: szakállamtitkár) részére. A szakállamtitkár jóváhagyását követően a közbeszerzési tervet a Külképviselet honlapján a tárgyév április 15. napjáig meg kell jelentetni, ezért a jóváhagyott tervet a KO megküldi a Külképviselet részére. A tervet a Külképviselet a honlapjánon megjeleníti.
4.3. A Külképviselet az év közben felmerülő beszerzési igényeiről haladéktalanul indokolással ellátott tájékoztatást köteles adni a KO-nak, amely javaslatot tesz a szakállamtitkár részére a közbeszerzési terv módosítására. Ebben az esetben a 4.1.-4.2. pontokban foglaltak megfelelően irányadók.
5.1. Jelen utasítás alapján a tárgyév közbeszerzéseiről a Külképviselet a tárgyévet követő év április 30. napjáig – a 2. sz. mellékletben meghatározott formában – tájékoztatót készít a KO részére.
5.2. A Kbt. által előírt éves statisztikai összegezést legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának, melynek a szakállamtitkár jóváhagyását követően a KO tesz eleget [Kbt. 16. §]. A KO a Külképviselet honlapján történő közzététel érdekében a jóváhagyott éves statisztikai összegezést megküldi a Külképviselet részére, amely az összegezést a honlapon megjeleníti.
6.1. A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű valamint az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba a Külképviselet hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni [Kbt. 9. §].
6.2. Ebben az esetben az eljárás lebonyolítására irányuló megbízás költsége a Külképviselet előirányzatát terheli.
6.3. Abban az esetben, ha a hivatalos közbeszerzési tanácsadó az eljárás teljes körű lebonyolítására kap megbízást, a 7.3. e) és g) pontokban, a 7.5. b)-e) pontokban, a 8.2., a 8.3. g) pontokban, a 8.5.-8.6., a 8.8. pontokban, a 11. pontban (kivéve a 11.7. és 11.11. pontokat), a 12.2., a 13.2.-13.4. pontokban, valamint a 17.3. pontokban meghatározott feladatokat ő teljesíti.
6.4. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonására a KO tesz javaslatot a Külképviselet részére. A felkérést tartalmazó levelet a kötelezettségvállalásra jogosult vezető írja alá, és azt szakmai és pénzügyi ellenjegyzéssel is el kell látni. Szakmai ellenjegyző ebben az esetben a KO vezetője, a pénzügyi ellenjegyzési jogot a Külképviselet gazdasági felelőse gyakorolja. A Külképviselet az aláírt és pénzügyileg ellenjegyzett levelet faxon megküldi a KO részére.
6.5. A hivatalos közbeszerzési tanácsadóval a kapcsolatot a külképviselet képviseletében a KO tartja, és írásban (feljegyzés, nyílt távirat, vagy hivatalos fax, e-mail) tájékoztatja az eljárásban részt vevőket az egyes eljárási cselekményekről.
6.6. A Külügyminisztérium képviseletében állásfoglalást a hivatalos közbeszerzési tanácsadótól a KO kérhet.
7.1. Amennyiben a Külképviselet olyan beszerzést kíván megvalósítani, amely eléri vagy meghaladja a mindenkor irányadó közbeszerzési értékhatárt, beszerzési igényét hivatalos formában (nyílt távirat, fax, vagy hivatalos email) jelzi a KO-nak. A hivatalos megkereséshez kitöltve csatolni kell a Szabályzat 3. számú mellékletében meghatározott adatlapot.
7.2. Az adatlap és a külképviselet megkeresése alapján a KO feljegyzést készít a szakállamtitkár részére, melyben kéri az eljárás előkészítésének jóváhagyását.
7.3. Szakállamtitkári jóváhagyást követően a KO az alábbi előkészítő intézkedéseket teszi:
7.4. Az előkészítő intézkedések megtételét követően a KO feljegyzésben kéri az eljárás megindítását a szakállamtitkártól (1.), melyet tájékoztatásra megküld a Külképviseletnek, valamint azoknak a szervezeti egységeknek, melyek a bíráló bizottságba tagot jelöltek (2.). A feljegyzés melléklete:
7.5. A szakállamtitkári jóváhagyást követően a KO intézkedik:
7.6. A (köz)beszerzési eljárással összehangoltan biztosítani kell a fedezet rendelkezésre állását. Közbeszerzési eljárást csak a megfelelő pénzügyi (előirányzati) fedezet ütemezett rendelkezésre állása esetén lehet indítani.
7.7. A Kbt. hatálya alá tartozó, a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatár kétszeresét elérő vagy meghaladó értékű beszerzés csak az alábbi esetek valamelyike fennállása esetén indítható meg:
7.8. Közbeszerzési eljárás akkor is megindítható, ha a Külképviselet támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani.
7.9. A bruttó 10 millió forint értékű beszerzések megindításának feltétele a kincstárnok előzetes jóváhagyása is.
7.10. A KO által lebonyolított közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódóan közzétett hirdetmények szerkesztési díját a KO feljegyzése alapján a GF a Külképviselet előirányzatából haladéktalanul átutalással teljesíti a Közbeszerzések Tanácsa részére. Az átutaláshoz szükséges díjbekérőt a KO szerzi be és továbbítja a GF részére.
8.1. A bírálóbizottság elnöke a Külképviselet vezetője.
8.2. A bírálóbizottság megalakulását eljárásonként megfelelően dokumentálni kell. A bírálóbizottság megalakulásakor a KO kitölteti és begyűjti a tagok összeférhetetlenségi nyilatkozatait, és szükség esetén beszerzi az érdekelt gazdálkodó szervezetek távolmaradási nyilatkozatait. Amennyiben a benyújtás helye külföld, a távolmaradási nyilatkozatokat a Külképviselet szerzi be a KO formai utasítása alapján. A külképviseleti bíráló bizottsági tagok a nyilatkozatot fax formájában kötelesek eljuttatni a KO részére, az eredeti nyilatkozatokat pedig a Külképviselet a 17.2. pontban meghatározott hazaküldésig köteles megőrizni.
8.3. A bírálóbizottság tagjai:
Az a)-e) pontban felsoroltak minden esetben tagjai a bírálóbizottságnak. Valamennyi, a bírálóbizottságba delegáló szervezeti egység, továbbá a Külképviselet köteles a bizottsági tag helyettesíthetősége céljából póttagot delegálni, és a póttag személyéről a Közbeszerzési Osztályt értesíteni. A póttag is köteles az összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitölteni és azt a KO részére eljuttatni. A póttag felelősségére a bírálóbizottsági tag felelősségére vonatkozó rendelkezések az irányadóak.
8.4. Amennyiben a Külképviselet igényli azt, hogy a külképviseleti bírálóbizottsági tag mellett, annak belföldi párjaként a Központból bírálóbizottsági tag kerüljön kijelölésre (partner tag), ezt az igényét hivatalos formában jelzi a KO-nak. A Külképviseletnek lehetősége van arra, hogy a partner tag személyére javaslatot tegyen. A KO feljegyzésben megkeresi az illetékes szervezeti egységet a tagjelölés érdekében. A partner tag a feladata az, hogy a Külképviseleti taggal egyeztetett álláspontot alakítson ki és képviseljen. A jelöléshez a partner tag elfogadása is szükséges. A partner tag is köteles kitölteni az összeférhetetlenségi nyilatkozatot, és köteles azt eljuttatni a KO részére. A partner tag teljes jogú tagja a bírálóbizottságnak.
8.5. A bírálóbizottság tagja felelős:
8.6. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében döntést hozó szakállamtitkár részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni (melynek melléklete a jelenlevők által aláírt jelenléti ív), amelynek elválaszthatatlan részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. (A bírálati lapok mintáját a 4. számú melléklet tartalmazza.) A külképviseleti bírálóbizottsági tagok aláírt bírálati lapjait fax formában kell, hogy eljuttassa a Külképviselet a KO részére; az eredeti példányokat pedig a Külképviselet a 17.2. pontban meghatározott hazaküldésig köteles megőrizni.
8.7. A bírálóbizottság megbízatása az adott közbeszerzési eljárásra terjed ki és az eredményhirdetéssel, illetőleg a szerződés(ek) aláírásával szűnik meg.
8.8. A bírálóbizottság határozatképes, ha a tagok több mint fele jelen van. A bírálóbizottság működési rendjét maga határozza meg. Határozatképtelenség esetén a bírálóbizottság elnöke dönt a bírálóbizottság újbóli összehívásáról.
8.9. A bírálóbizottság munkájával kapcsolatban felmerült valamennyi adminisztrációs feladatot a KO látja el.
8.10. A bírálóbizottság tagjai helyettesíthetőek a kijelölésben meghatározott póttagokkal. (A bírálóbizottsági tagok, valamint helyetteseik delegálására vonatkozó nyomtatványt az 5. sz. melléklet tartalmazza.) A helyettesítés a bírálóbizottság munkáját nem akadályozhatja. A bírálóbizottság elnökét akadályoztatása esetén a KO vezetője helyettesíti.
8.11. Amennyiben a tagok egyidejű személyes jelenléte eltérő tartózkodási helyükre tekintettel nem lehetséges, kivételes esetben, a bírálóbizottság ülését virtuális formában is megtarthatja, melynek során a tagok nem személyes jelenléttel, hanem a tagok közötti párbeszédet korlátozás nélkül lehetővé tevő elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével vesznek részt. Az ülésnek ez a formája kizárólag abban az esetben alkalmazható, ha biztosított, hogy a tagok személyazonossága egyértelműen megállapítható legyen. Titkot érintő eljárás esetén a kommunikáció kizárólag védett hírközlő eszköz közvetítésével történhet.
9.1. Az utasítás hatálya alá tartozó közbeszerzések előkészítése, felhívás és dokumentáció elkészítése során, vagy az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárásba nem vonható be az, akivel szemben a Kbt. 10. §-ában meghatározott összeférhetetlenségi okok fennállnak. Az Nbr. szerinti beszerzések esetében a kormányrendelet 13. §-a az irányadó.
9.2. Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennállnak-e az összeférhetetlenségi okok. Az összeférhetetlenség tekintetében eljárásonként kell nyilatkozatot tenni, melynek formanyomtatványát közbeszerzések esetében a 6. sz. melléklet, az Nbr. szerinti beszerzések esetében 8. sz. melléklet tartalmazza.
10.1. A Kbt. szerinti eljárások esetében a dokumentum létrejöttétől számított 5 munkanapon belül Kbt. 17/C. §-ban meghatározott közzétételi kötelezettségek kell teljesíteni. A dokumentumokat az önálló ajánlatkérőként bejelentett Külképviselet honlapján közzé kell tenni, ezért a KO erre vonatkozó hivatalos értesítése esetén a Külképviselet haladéktalanul köteles a kötelezettséget teljesíteni.
10.2. A közzétételi kötelezettségek teljesítése érdekében az érintett szervezeti egységek, illetve a Külképviselet az alábbi dokumentumokat kötelesek legkésőbb a keletkezésüktől számított 3 munkanapon belül a KO rendelkezésére bocsátani:
10.3. A hirdetmények honlapon történő közzétételére az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, illetőleg a Közbeszerzések Tanácsa részére történő feladást követően kerülhet sor. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatot, mint amely az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED-adatbank), illetőleg a Közbeszerzési Értesítőben megjelent, és fel kell tüntetni a hirdetmény feladásának napját is. A honlapon történő közzététel érdekében a KO megküldi a dokumentumokat a Külképviseletnek, amely intézkedik a honlapon való megjelentetés iránt.
10.4. A honlapon közzétett adatoknak a közzétételtől számított 5 évig a honlapról elérhetőnek kell lenniük. A kötelezettség teljesítéséért a Külképviselet felel.
11.1. Az ajánlatok – a felhívásban megjelöltek szerint – a Központba (KO), vagy a Külképviseletre nyújtandóak be. Az ajánlatokat egy példányban, CD-n, PDF-formátumban is be kell kérni az ajánlattevőktől. Az ajánlati dokumentációk ellenértékének bevételezéséről, és a Kbt.-ben előírt esetekben a dokumentáció ellenértékének visszafizetéséről, ajánlati biztosíték bevételezéséről, nyilvántartásáról és visszafizetéséről. – attól függően, hogy a benyújtás helyeként a Központ (KO), vagy a Külképviselet került megjelölésre – a Gazdálkodási Főosztály, vagy a Külképviselet gondoskodik.
11.2. Amennyiben valamelyik ajánlattevő kiegészítő tájékoztatást kér az ajánlatkérőtől, amennyiben közbeszerzési jellegű, azt a KO válaszolja meg; amennyiben egyéb jellegű, azt a tárgyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagnak továbbítja. A választ a tag úgy köteles megadni, hogy azt a KO legkésőbb az ajánlattételi határidő lejárta előtt négy nappal ki tudja küldeni valamennyi ajánlattevő részére.
11.3. A beérkezett ajánlatokat tartalmazó iratokat a bírálóbizottsági tagokból összeállított háromtagú bontóbizottság bontja fel. A bontóbizottságnak belföldi benyújtási hely esetén minden esetben tagja a KO által a bírálóbizottságba delegált tag. A bontóbizottság ismerteti a Kbt. 80. § (3) bekezdésében előírtakat. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről belföldön a KO, külföldön a bontóbizottság a KO formai utasításai szerint jegyzőkönyvet készít, melyet a jelenlevők aláírásukkal látnak el, és amelyet a bontástól számított öt napon belül a KO, külföldi benyújtási hely esetén a Külképviselet megküld az összes ajánlattevőnek [Kbt. 80. § (4) bek.].
11.4. A bontást követően – külföldi benyújtási hely esetén – a Külképviselet megküldi a KO részére a bontási jegyzőkönyvet. Ezt követően és belföldi benyújtási hely esetén is a KO továbbítja a bírálóbizottsági tagok részére a bontási jegyzőkönyvet, és határidő kitűzése mellett felhívja a tagokat az ajánlatok véleményezésére tájékoztatva őket az ajánlatokhoz való hozzáférés lehetőségéről. A belföldre beérkezett ajánlatok egy példánya a KO-nál mindig megtekinthető. Az ajánlatokat hiánypótlás szempontjából a KO is megvizsgálja, majd a tagoktól beérkezett véleményeket is figyelembe véve a hiánypótlási felhívást összeállítja, és egyidejűleg megküldi valamennyi ajánlattevő részére.
11.5. A KO köteles – az ajánlatkérő nevében – az ajánlattevőt írásban tájékoztatni kizárásáról, a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának a Kbt. 88. § (1) bekezdése szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról az erről hozott döntést követő öt napon belül [Kbt. 93. § (1) bek.]. Ez úgy is történhet, hogy a KO által összeállított tájékoztatást a Külképviselet küldi ki.
11.6. A KO – az ajánlatkérő nevében – az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegezést köteles készíteni [Kbt. 93. § (2) bek.].
11.7. A KO a döntési javaslatot az azt összeállító bírálóbizottsági ülést követően – a felhívásban megjelölt eredményhirdetési időpontot is figyelembe véve – döntésre felterjeszti a szakállamtitkár részére. A döntési javaslat melléklete az írásbeli összegzés, valamint a bírálóbizottság üléséről készített jegyzőkönyv.
11.8. Az eljárás eredményének kihirdetéséről a KO, vagy a KO formai utasításainak megfelelően a Külképviselet gondoskodik. Az eljárás eredményét az ajánlatok felbontásától számított 30 – építési beruházás esetében 60 – napon belül, az ajánlati felhívásban megjelölt eredményhirdetési időpontban nyilvánosan kell kihirdetni [Kbt. 94. § (1) bekezdés]. Az eljárás eredménye csak a szakállamtitkár jóváhagyásával hirdethető ki.
11.8.a. Az eredményhirdetés során az ajánlatkérő köteles ismertetni a külön jogszabályban meghatározott minta szerint elkészített írásbeli összegezésben foglalt adatokat.
11.8.b. Az eljárást abban az esetben lehet a Kbt. 92. § c) pontja alapján (egyik ajánlattevő sem, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevő sem tett – az ajánlatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel – megfelelő ajánlatot) eredménytelenné nyilvánítani, ha a Külképviselet hivatalos formában, írásban igazolja a KO felé:
Ebben az esetben a KO tájékoztatja az ajánlattevőket az eredménytelenség okáról.
11.9. Az írásbeli összegezést az eredményhirdetésen jelen lévő ajánlattevőknek át kell adni, a távol levő ajánlattevőknek pedig az eredményhirdetés napján, az eredményhirdetést követően haladéktalanul telefaxon vagy elektronikus úton meg kell küldeni. Ha az ajánlattevő nem adta meg elektronikus levélcímét vagy telefaxon való elérhetőségét, részére az írásbeli összegezést az eredményhirdetés napján postai úton kell feladni. [Kbt. 96. § (1) – (2) bek.]. Az írásbeli összegezés ajánlattevőnek történő átadásáról a KO formai utasításai alapján a Külképviselet, vagy KO gondoskodik. Amennyiben az szükséges, a KO, vagy a KO által elkészített anyag alapján a Külképviselet egyúttal teljesíti a Kbt. 96. § (3)-(4) bekezdésében foglaltakat.
11.10. Az ajánlatkérő az eredményhirdetés időpontját – indokolt esetben – egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal elhalaszthatja a szakállamtitkár jóváhagyását követően. A halasztásról és annak indokáról a KO, vagy formai utasításai alapján a Külképviselet az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatja.
11.11. A szerződés kizárólag a Kbt. 91. § szerint meghatározott ajánlattevővel köthető meg. A Külképviselet gondoskodik a szerződés megkötéséről, majd – az aláírást követő 3 munkanapon belül – egy másolati példányt a KO rendelkezésére bocsátja. A Külképviselet köteles a honlapján közzétenni a szerződést.
11.12. A KO intézkedik az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló – külön jogszabályban meghatározott minta szerinti – tájékoztató közzététele iránt.
11.13. A KO az eredményhirdetést követő nyolcadik, illetve tizenhetedik napon elvégzi a Kbt. 63/A. § (3) bekezdésében rögzített ellenőrzéseket, a vonatkozó dokumentumokat a közhiteles nyilvántartásokból kinyomtatja és azokat a közbeszerzés iratanyagához csatolja.
12.1. Jelen utasításnak a nyílt eljárás
12.2. A KO gondoskodik a részvételi szakasz összegezésének a Közbeszerzések Tanácsa részére való megküldéséről.
12.3. A két szakaszból álló eljárások ajánlattételi szakaszára fő szabály szerint a nyílt eljárásra vonatkozó szabályok az irányadóak.
13.1. A tárgyalásos eljárásra – az e pontban meghatározottak figyelembevételével – a nyílt eljárás szabályait, illetőleg a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetében a két szakaszból álló eljárás szabályait – kell a Kbt.-ben meghatározott eltérésekkel alkalmazni.
13.2. Hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás esetén a KO adja meg a Kbt. 132. §-a szerinti tájékoztatást a Közbeszerzések Tanácsa részére.
13.3. A tárgyalásokon az ajánlatkérő képviseletében a bírálóbizottság tagjai vesznek részt.
13.4. A KO, vagy a KO formai utasításai alapján a Külképviselet a tárgyalásokról jegyzőkönyvet készít, melyet a tárgyalás következő fordulójának megkezdéséig (egyetlen, vagy utolsó forduló esetén a tárgyalás befejezését követő 2 munkanapon belül) minden, az adott tárgyalási fordulóban részt vevő ajánlattevőnek alá kell írnia, és annak egy példányát átadja, vagy 2 munkanapon belül megküldi az ajánlattevőknek.
13.5. A KO, vagy a KO formai utasításai alapján a Külképviselet az utolsó tárgyalás befejezését követően 2 munkanapon belül minden ajánlattevővel egyidejűleg ismerteti az ajánlatoknak azokat a számszerűsíthető adatait, amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek.
14.1. Az általános egyszerű közbeszerzési eljárás során a közösségi értékhatárt elérő beszerzések szabályait a Kbt.250. § (3) és a 251. § (3) bekezdése szerint kell alkalmazni.
14.2. Az egyszerű közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő nem köteles az ajánlattételi felhívást hirdetmény útján közzétenni (Kbt. 252. § (1) bekezdés g) pont).
15.1. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti.
15.2. A szerződés módosítására a Külképviselet az okok ismertetésével feljegyzésben tesz javaslatot a KO részére, melyet a KO közbeszerzési szempontból véleményez. A szerződés módosításához a szakállamtitkár jóváhagyása szükséges.
15.3. Közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződések esetében a Külképviselet írásbeli tájékoztatása alapján a KO elkészíti a szerződés módosításáról külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót és gondoskodik a hirdetmény közzétételéről (Közbeszerzési Értesítő, honlap).
16.1. Amennyiben a KO 7.2. a) pont szerinti feljegyzésére a BITáF azt a tájékoztatást adja, hogy a beszerzés államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érinti vagy különleges biztonsági intézkedést igényel:
16.2. A 16.1. a) esetben a mentesítési kérelmet a szakállamtitkár írja alá.
16.3. Egyebekben a jelen utasítás Első Részében foglalt szabályokat az Nbr. alapján lefolytatott eljárásoknál is megfelelően alkalmazni kell.
17.1. A közbeszerzési, valamint beszerzési eljárás előkészítésétől annak lezárulásáig, - ideértve az eljárás alapján kötött szerződés teljesítését is - az eljárással kapcsolatos valamennyi folyamatot írásban dokumentálni kell. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától (98. § (4) bekezdése), illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni.
17.2. A közbeszerzési és beszerzési eljárások dokumentumainak megőrzése a KO feladata. Ennek megfelelően valamennyi érintett szervezeti egység, illetve a Külképviselet köteles a nála található, adott eljáráshoz kapcsolódó valamennyi dokumentumot a KO rendelkezésére bocsátani. A Külképviseleten keletkezett eredeti iratokat (pl. összeférhetetlenségi nyilatkozatok, bírálati lapok) az eljárás lezárultával a Külképviselet köteles a KO részére hazaküldeni.
17.3. Amennyiben a Minisztérium a hivatalos közbeszerzési tanácsadót bízta meg az eljárás teljes körű lefolytatásával, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó az eljárás során keletkezett valamennyi iratot az eljárás lezárását követő 5 munkanapon belül megküldi a KO részére.
17.4. Az eljárás folyamán elkészítendő iratok az alábbiak:
17.5. A közbeszerzési, valamint beszerzési eljárások során keletkezett iratanyagból (valamennyi irat) egy példánynak a KO-on elérhetőnek kell lennie. Az iratok kezelésével kapcsolatosan a külügyminiszter 2/2009. (I. 30.) számú utasítása (Külügyminisztérium Iratkezelési Szabályzatáról) az irányadó.
17.6. A beszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a keletkezett szerződés teljesítésével kapcsolatos valamennyi dokumentumot a minősítési idejük lejártáig, de legalább a szerződés teljesítését követő öt évig kell megőrizni. A dokumentumok tárolását az ügyiratkezelésre és az állami és szolgálati titok kezelésére vonatkozó szabályozók rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni.
Jelen utasítás az aláírását követő ötödik napon lép hatályba; hatálybalépéséig a Külképviselet minden kihelyezett munkatársa köteles azt megismerni, és annak megismerését az utasítás kinyomtatott példányán aláírásával igazolni. Az aláírt, kinyomtatott példányt (példányokat) a Külképviselet gazdasági felelőse köteles őrizni.
Budapest, 2009. december 3.
( dr. Horváth István )nagykövetKülképviselet vezető